Matriz para el manejo del tiempo

Stephen R. Covey popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, afirmando que nos encontramos ante una cuarta generación de gestión del tiempo, mucho más efectiva, en la que ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento.


Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes.
Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida. Para no desatender las actividades que son importantes, pero no son urgentes, necesitas ser proactivo, ya que éstas no demandan tu atención. Si las dejas de lado, llegará un momento en que se convertirán en urgentes, y este comportamiento te llevará al circulo vicioso que implica vivir siempre en modo reactivo, en una situación de crisis continua.
Si prestas demasiada atención al Cuadrante I (cosas urgentes e importantes), éste se irá haciendo cada vez más grande y te llegará a dominar por completo. Los Cuadrantes III y IV incluyen cosas que, urgentes o no, no son importantes. La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.
En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.

REFERENCIA: https://facilethings.com/blog/es/time-management-matrix

CONCLUSIÓN: ¿Por qué hacemos mal uso de nuestro tiempo? ¿Por qué dejamos las cosas para después? Siendo jóvenes creemos que el tiempo nos alcanza para todo, aaahh pero si se trata de la escuela es un constante "Eso es muy poco tiempo, Miss", "cómo quiere que acabe estos problemas para ese día". Chicos debemos aprender a administrar nuestro tiempo, no todo es fiesta y alcohol, tiene que haber un equilibrio entre vida estudiantil y vida social, cuando tengas alguna hora libre trata de hacer ese problema de contabilidad o de cálculo, piensa en ideas para tu presentación en clase. Todo se puede hacer sabiendo administrarte. Pasemos menos tiempo en nuestros celulares y disfrutemos más con nuestra familia, aplicate a la escuela, en tus trabajos.

Estrategias para la administración del tiempo

 

#1: Haz y usa listas

No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas. Y simplemente porque no es posible que guardes toda la información en tu cabeza. Existen cuatro listas fundamentales:

• La agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
• Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
• Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente.
• Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.

#2: Apoya a tu memoria con folders

La idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.
Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

#3: Minimiza las reuniones

No todo necesita una reunión para llevarse a cabo. De hecho, las odio. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse, o para presumir ser importantes. Pero la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales ni útiles para trabajar. Requieres tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si tú eres quien la dirige, procura ser breve y enfocado. Si tienes que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas. Si no, busca la manera de evitarla.

#4: Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

#5: Aprovecha los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Puedes usar YouTube para ver gatos esquiando, o puedes leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, atorado en el tráfico o esperando a que empiece un evento o una reunión.
Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails. Pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo harás mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicarás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.
Además, el uso disciplinado del tiempo que todos los demás desperdician te da una ventaja. El escritor de thrillers legales, Scott Turow, escribió su primera novela usando los traslados matutinos en tren. Todos a su alrededor sólo mataban el tiempo. Para la mayoría de la gente, estos minutos son irrelevantes. No seas uno de ellos.

REFERENCIA:  https://www.entrepreneur.com/article/266456

CONCLUSIÓN: Este tema me parece muy interesante, bueno yo llevo una agenda o incluso uso las "notas" para escribirlo en mi celular, en realidad estas pequeñas herramientas me han salvado mucho mi vida (soy un poco ditraída) y se me hace muy importante tener este hábito de tener una agenda, utilizar tu celular e incluso anotar tus pendientes en la parte de atrás de tu libreta, es algo que lo tenemos que hacer nuestro, así estaremos más organizados y no andaríamos a las carreras con "la exposición", "¡Chin! La entrega de portafolio era para hoy"; en verdad, no evitaríamos muchos problemas. Sólo tienes que aprender a administrarte.

Procrastinación: la mala costumbre de dejar todo para después...

Si eres de las personas que tienen la mala costumbre de procrastinar. Procrastinar significa dejar para después actividades que deberías hacer hoy, pero que son reemplazadas por otras actividades más cómodas o agradables.

La mayoría de las personas procrastinamos de vez en cuando. Esto no necesariamente es un problema importante. Se convierte en algo que vale la pena atender, cuando no es algo ocasional, sino que es muy frecuente, y nos está impidiendo lograr objetivos importantes en la vida.

Por ejemplo, si no estás logrando metas y objetivos en el trabajo por postergar tareas importantes, o si estás teniendo problemas en tus estudios por no tener la disciplina de terminar los trabajos a tiempo, eso se va a convertir tarde o temprano en un problema de frustración por no lograr los objetivos que deseabas.

Existen diferentes razones por las cuales tendemos a procrastinar:

1. Por indecisión. Hay personas que realmente no pueden tomar una decisión por temor a equivocarse, y entonces tienden a postergar la toma de decisiones hasta donde les es posible.

2. Por miedo. Muchas veces detrás del postergar está un importante miedo al fracaso. Crees en el fondo que no vas a lograr tus objetivos, y entonces mejor no haces el esfuerzo. Es mejor no lograr un objetivo por “no haberle dedicado el tiempo”, que no lograrlo por “falta de capacidad”. Este es un problema de autoestima que se debe atender.

3. Trabajo bajo presión. Hay personas que realmente prefieren trabajar bajo presión, y dejan todo al último porque así realizan mejor el trabajo. Incluso hasta disfrutan la adrenalina del trabajo contra el reloj.

CONCLUSIÓN: MUCHOS TENEMOS ESTE MAL HÁBITO, DEBEMOS DE TRABAJAR EN ELLO SI NO DESPUÉS NOS ESTAREMOS PREGUNTANDO "¿POR QUÉ ELLOS SI PUEDEN ALCANZAR SUS METAS Y YO NO?"  DEBES SENTIRTE CAPAZ DE HACER LAS COSAS, ¡NO DEJES PARA MAÑANA LO QUE PUEDES HACER HOY!

REFERENCIA: http://www.misuperacionpersonal.com/procrastinacion-lo-dejas-todo-para-despues/

Administración del tiempo

La administración del tiempo es la forma de curar uno de los más importantes y grandes problemas de la sociedad moderna, la falta del tiempo. Frecuentemente la gente se siente abrumada por la gran cantidad de cosas que tiene que hacer (al igual que todos) y por lo tanto su vida personal y profesional sufre, entonces trabajan más duro y por ende más agobiados están.

Vivir así es como correr sobre la ruedita que usan los ratoncitos en sus jaulas; corren y corren y no llegan a ningún lado. Cuando esto sucede reaccionamos de manera "reactivo/responsivo" - respondemos y reaccionamos a lo que pasa. Pero, tarde o temprano esta forma de reaccionar nos lleva a perder el control de nuestra vida y comenzamos a sentirnos victimas de las circunstancias.

El tiempo es lo más importante que tenemos.

El tiempo es nuestro recurso más importante. Es lo más valioso y preciado que tenemos. Es perecedero, no se puede reemplazar ni se puede ahorrar. Lo único que podemos hacer con el, es decidir la forma en que lo utilizamos. Por lo tanto, debemos reasignar la cantidad de tiempo que le dediquemos a las actividades de bajo valor para reemplazarlas con actividades de alto valor.

La realidad es que nuestro calendario y lista de pendientes está llena de eventos personales, familiares y laborales, y como el día solo tiene 24 horas, (aunque muchos quisiéramos más), nuestro tiempo se vuelve extremadamente valioso. Sin embargo a veces nos resulta difícil darle el valor que merece.

"Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo, incluso aquel que no tiene nada, por lo menos tiene la misma cantidad de tiempo que cualquier otra persona".

Baltasar Gracian

La administración del tiempo no es una simple "herramienta" de trabajo, como son los celulares o las agendas electrónicas para ayudarnos hacer más con menos y más rapido para lograr que nos paguen más. La administración del tiempo tampoco es un concepto trillado, ni un cliché. Esta es quizás la habilidad más importante que podrá aprenderás en toda tu vida. Saber usar el tiempo de manera efectiva es la raíz de todas las demás habilidades y el secreto para ser feliz, exitoso y productivo.

CONCLUSIÓN: Todos debemos de aprender a usar nuestro tiempo en las COSAS IMPORTANTES, esto nos puede ayudar a ser más organizados, convivir un poco más con la familia e incluso a tener un pequeño "break" (tiempo libre).  

REFERENCIA: http://www.exito-motivacion-y-superacionpersonal.com/administracion-del-tiempo.html

Ciclo Motivacional

El ciclo motivacional en cuanto a la motivación, podríamos decir que tiene diversas etapas, las cuales forman parte del siguiente ciclo:

El ciclo anterior ilustra un círculo completo, en el cual se logra un equilibrio si las personas obtienen la satisfacción. La satisfacción con el trabajo refleja el grado de satisfacción de necesidades que se deriva del trabajo o se experimenta en él.
En el caso de que sea imposible la satisfacción de la necesidad, el ciclo motivacional quedaría ilustrado de la siguiente forma.
Esto provoca la frustración de la persona. Ahora bien podríamos mencionar a qué nos referimos con este concepto. Frustración es aquella que ocurre cuando la persona se mueve hacia una meta y se encuentra con algún obstáculo. La frustración puede llevarla tanto a actividades positivas, como constructivas o bien formas de comportamiento no constructivo, inclusive la agresión, retraimiento y resignación.
También puede ocurrir que la frustración aumente la energía que se dirige hacia la solución del problema, o puede suceder que ésta sea el origen de muchos progresos tecnológicos, científicos y culturales en la historia.
Esta frustración lleva al individuo a ciertas reacciones:

• Desorganización del comportamiento
• Agresividad
• Reacciones emocionales
• Alineación y apatía.
  
  
  > CONCLUSIÓN: En este ciclo motivacional, la necesidad es satisfecha. A medida que se repite el ciclo, debido al aprendizaje y la repetición (refuerzo), los comportamientos se vuelven más eficientes para la satisfacción de ciertas necesidades.
  
  Referencia: http://www.elergonomista.com/28nov00.html

Teoría de los dos factores de Herzberg

La Teoría de la Motivación-Higiene, también conocida como Teoría de los dos Factores establece que los factores que generan insatisfacción en los trabajadores son de naturaleza totalmente diferente de los factores que producen la satisfacción. La teoría parte de que el hombre tiene un doble sistema de necesidades: la necesidad de evitar el dolor o las situaciones desagradables y la necesidad de crecer emocional e intelectualmente.

Factores de higiene

• Sueldo y beneficios: Una necesidad económica, siendo un factor higiénico porque el sueldo lo paga el jefe o la persona quien te contrata.
• Política de la empresa y su organización: Se refiere a que el empleado está regulado por una política de la empresa, que en mayor de los casos es vital para el  cumplimiento del objetivo de la empresa.
• Relaciones con los compañeros de trabajo: El trabajador siempre estará en un ambiente laboral, por ello siempre habrá relaciones con los compañeros de trabajo, desde que inicia la jornada de manera directa e indirecta.
• Ambiente físico: El lugar, ya sea una oficina, una cocina, un área de producción, donde se lleve a cabo las labores del trabajador o colaborador.
• Supervisión: Cuando existe una persona que vigila todo tu procedimiento durante la jornada de trabajo, para algunas personas esto puede ser resultado de insatisfacción.
• Status: El “status” que llevas dentro de la organización de la empresa.
• Seguridad laboral: Como colaborador siempre buscamos en un trabajo tener un seguro dentro del trabajo, no solo eso, también una caja de ahorro, un incentivo que ayude.
• Crecimiento, madurez y co

  Factores de motivación

• Logros y reconocimiento: Se refiere al reconocimiento que tienes dentro de la empresa, esto a la vez motiva al trabajador o colaborador.
  
• Independencia laboral y responsabilidad: Radica en el ámbito laboral, el en trabajo, la responsabilidad te da la confianza de hacer el trabajo, a su vez es motivación misma del trabajador.

 CONCLUSIÓN: En toda empresa debe de existir está teoría, los trabajadores deben ser motivados; si tienes empleados motivados, tendrás mejores resultados en tu empresa, mejor producción inclusive... A nadie le gusta ver caras de pereza o incluso de disgusto en un negocio, es más en NINGUN LUGAR! 

Leer más en: http://www.gestiopolis.com/teoria-de-los-dos-factores-de-herzberg/

Manejo del estrés

El estrés emocional generalmente ocurre en situaciones que las personas consideran difíciles o desafiantes. Las personas se pueden sentir estresadas en diversas situaciones.
El estrés físico es una reacción física del cuerpo a diversos desencadenantes, como por ejemplo el dolor que se siente después de una cirugía. El estrés físico a menudo lleva al estrés emocional y este último con frecuencia se presenta en la forma de estrés físico (por ejemplo, cólicos estomacales).
El manejo del estrés implica controlar y reducir la tensión que ocurre en situaciones estresantes, haciendo cambios emocionales y físicos. El grado de estrés y el deseo de hacer modificaciones determinarán qué tanto cambio tiene lugar.

EVALUACIÓN DEL ESTRÉS

Actitud: la actitud de un individuo puede influir para que una situación o una emoción sea estresante o no. Una persona con una actitud negativa a menudo reportará más estrés de lo que haría una persona con una actitud positiva.
Alimentación: una dieta deficiente pone al cuerpo en un estado de estrés físico y debilita el sistema inmunitario. Como resultado, una persona puede ser más propensa a contraer infecciones. Una dieta deficiente puede significar la elección de alimentos poco saludables, no comer lo suficiente o no comer en un horario normal.
Esta forma de estrés físico también disminuye la capacidad para hacerle frente al estrés emocional, dado que el hecho de no obtener la nutrición adecuada puede afectar la forma como el cerebro procesa la información.
La actividad física: no realizar suficiente actividad física puede poner al cuerpo en un estado estresante. La actividad física tiene muchos beneficios, entre ellos el fomento de una sensación de bienestar.
Los sistemas de apoyo: casi toda persona necesita de alguien en su vida en quien confiar cuando esté teniendo momentos difíciles. El hecho de tener poco o ningún apoyo hace que las situaciones estresantes sean aún más difíciles de manejar.
La relajación: las personas que no tienen intereses externos, pasatiempos u otras formas de relajarse pueden ser menos capaces de manejar situaciones estresantes. Tener de 7 a 8 horas de sueño cada noche también le ayuda a las personas a hacerle frente al estrés.
UN PROGRAMA INDIVIDUAL PARA EL MANEJO DEL ESTRÉS:

• Encuentre lo positivo en las situaciones y no viva con lo negativo.
• Planee actividades divertidas.
• Tome descansos regulares.

Actividad física:

• Comience un programa de actividad física. La mayoría de los expertos recomiendan 150 minutos de actividad aeróbica por semana.
• Decídase por un tipo específico, cantidad y nivel de actividad física. Incluya esto dentro del horario, de manera que pueda ser parte de su rutina.
• Encuentre un compañero con quien practicar los ejercicios, ya que es más divertido y lo motivará a cumplir con la rutina.
• No tiene que ir a un gimnasio: 20 minutos de caminata vigorosa al aire libre es suficiente.

Nutrición:

• Consuma alimentos que mejoren su salud y bienestar. Por ejemplo, incremente la cantidad de frutas y verduras que come.
• Use la guía de alimentos para seleccionar alimentos saludables.
• Coma porciones de tamaño normal dentro de un horario regular.

Apoyo social:

• Haga un esfuerzo por socializar. Aunque usted se puede sentir tentado a evitar a la gente, encontrarse con amigos generalmente ayuda a las personas a sentirse menos estresadas.
• Sea bueno consigo mismo y con los demás.

Relajación:

• Aprenda y trate de utilizar técnicas de relajación, como fantasías guiadas, escuchar música, practicar yoga o meditación. Con algo de práctica, estas técnicas le deben funcionar.
• Escuche al cuerpo cuando le diga que disminuya la velocidad o que tome un descanso.
• Asegúrese de dormir lo suficiente. Los buenos hábitos de sueño son una de las mejores maneras de manejar el estrés.
• Saque tiempo para los intereses y pasatiempos personales.

RECURSOS:
Si estas técnicas de manejo del estrés no le funcionan, hay profesionales como los trabajadores sociales, psiquiatras y psicólogos certificados que pueden ayudar. Programe una consulta con uno de estos profesionales en salud mental para que le ayude a aprender estrategias de manejo del estrés, entre ellas técnicas de relajación. Igualmente, existen diversos tipos de grupos de apoyo disponibles en la mayoría de las comunidades.

CONCLUSIÓN: El estrés es una parte cotidiana de la vida y la cantidad de tensión que cada persona es capaz de tolerar es diferente, y además varía según el momento de la vida, las circunstancias personales o familiares. El estrés es la respuesta automática y natural de nuestro cuerpo ante las situaciones que nos resultan amenazadoras o desafiantes.

REFERENCIA: http://umm.edu/health/medical/spanishency/articles/manejo-del-estres

El triángulo de la salud

Creado en el año 1997 como un proyecto para una escuela de enseñanza media de Alaska, el triángulo de la salud ha servido como un gráfico que mide la salud mental, social y física de un individuo. De hecho, darle más atención a un lado en particular, ignorando los otros, puede llevar a desequilibrios de la salud.

El lado físico que actualmente se esta afectando considerablemente con los avances de la tecnología que induce a las personas a una inactividad al (sedentarismo) ya que la mayoría de las actividades son realizadas con la mayor comodidad posible, con la simple presión de un botón.
Cuando no se realiza ejercicios se generan grandes problemas en nuestro cuerpo y salud como: enfermedades cardiacas, sistema respiratorio, músculos y la obesidad generando aspectos negativos que afectan el triangulo de la salud es por ello que es enormemente beneficioso hacer deporte de manera habitual y para toda la vida. 

 

El lado mental o "estado mental" es la manera como se reconoce, en términos generales, el estado de equilibrio entre una persona y su entorno socio-cultural lo que garantiza su participación laboral, intelectual y de relaciones para alcanzar un bienestar y calidad de vida

 

El lado Social La salud social se puede aplicar tanto a las sociedades en general y para el individuo. La salud social de una sociedad se define como lo bien que hace la sociedad a ofrecer a todos los ciudadanos la igualdad de oportunidades para obtener acceso a los bienes y servicios críticos a ser capaz de funcionar como un miembro activo de la sociedad. 

CONCLUSIÓN: Debe de existir un balance en nuestro triángulo de la salud, no hagas suposiciones... Ejemplo: Saludas a tu jefe y él no te responde el saludo, eso no significa que este enojado contigo, cada cabeza es un mundo, no te precipites! Da lo mejor de ti en todo instante y no presiones el "botón de pánico" cada 5 minutos.

REFERENCIAS:  http://sites.amarillasinternet.com/eltriangulodelasalud/triangulo_de_salud.html

 http://www.ehowenespanol.com/triangulo-salud-definiciones-mental-social-fisica-sobre_43667/